Gute Gründung fängt mit Software an

Warum eine adäquate Ausstattung gerade beim Start der neuen Unternehmung wichtig ist

Auch junge Gründer im Handwerk haben Esprit, sind mutig, wollen mit frischen Ideen neue Wege beschreiten – und brauchen Unterstützung. Und dabei ist nicht ausschließlich Kapital gemeint. Denn auch, wenn die meisten Nachwuchs-Firmenchefs jederzeit den Schritt in die Selbstständigkeit wiederholen würden: Die Mehrheit der Gründer von Start-ups empfindet beispielsweise bürokratische Hürden bei der Unternehmensgründung als sehr schwierig oder schwierig, stellte der IT-Verband Bitkom in einer Studie fest. Aller Anfang ist halt schwer – muss aber nicht unbedingt beschwerlich bleiben.

Denn Technologie kann gerade Gründern an vielen Ecken eine echte Hilfe sein. Bestes Beispiel: Büroausstattung oder genauer gesagt Bürosoftware zum Schreiben von Rechnungen, Aufträgen und Angeboten. Von Office-Paketen über Zeiterfassung und Reisekostenabrechnung bis hin zur Auftragsabwicklung können Chefs auf viele Lösungen zurückgreifen, die das Leben leichter machen. Nichts muss mehr auf Papier erledigt werden, kleine, schlanke digitale Helfer stehen für nahezu jeden Betriebszweck zur Verfügung. Das „App-Zeitalter“ hat es möglich gemacht, dass im Betrieb mehr Ordnung herrscht und vor allem mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge wie Projektarbeit oder Kundenakquisition zur Verfügung steht. Das zeigt auch eine Studie des Verbands „Die jungen Unternehmer“. Demnach brauchen 89 Prozent der Jungunternehmer zwischen fünf und zehn Stunden pro Woche, um bürokratische Aufgaben zu erledigen. Am Aufwendigsten finden die Befragten die Bereiche Steuerrecht, Arbeitsrecht und -schutz sowie Buchführung und Bilanzierung. Die Verbandsvorsitzende Lencke Steiner sagt dazu: „Gründer verlieren im deutschen Bürokratie-Dschungel zu viel Zeit für Papierkram und Formalien und können sich einfach zu wenig um ihr Geschäft kümmern.“ Sie fordert denn auch ein Bürokratie-Schutzschild für Gründer.

Aber Existenzgründer im Handwerk sollten nicht auf dieses „Schutzschild“ warten und bereits jetzt das Fundament für schlankere Abläufe legen, etwa in Form einer passenden Software für den Betrieb. Aber: Was heißt „passend“ in diesem Kontext? Dazu eine kurze Checkliste:

  • Branchentiefe: Der Malermeister hat andere Ansprüche als der Elektromeister, der Händler andere als der Fahrlehrer. Das heißt für Gründer: Kann die Software meine funktionellen Bedürfnisse abdecken, hat es also die notwendige Branchentiefe? Keine Frage: In der Digitalisierung setzt man mehr und mehr auf Standards, so dass eine hundertprozentige Abdeckung schwer zu finden ist. Aber die Basis-Funktionen sollten und müssen vorhanden sein
  • Skalierung: Heute besteht das Unternehmen aus dem Chef, morgen sind es vielleicht bereits drei Mitarbeiter und in einem Jahr fünf. Deshalb sollten Büro- und kaufmännische Software mitwachsen, sprich: skalieren können. Es darf kein Problem sein, kurzfristig neue Arbeitsplätze hinzuzukaufen. Ebenso sollten Gründer darauf achten, innerhalb des Software-Anbieters auf eine andere Software wechseln zu können. Das heißt etwa, reibungslos in eine nächst höhere Software-Klasse oder Software-Generation zu wandern, wenn das Unternehmen stark wächst. Und dieser störungsfreie Wechsel gilt natürlich auch für den Gang in die Cloud
  • Korrektheit: Nicht nur die Bitkom-Studie bringt es an den Tag, dass Bürokratie mitunter zeitlich erschlagend sein kann. Ein zweiter Pferdefuß ist aber, dass die Verrwaltung auch aus gesetzlicher Sicht seine Tücken hat. Deshalb müssen Software-Lösungen unbedingt immer allen aktuellen gesetzlichen Anforderungen genügen. Etwa im Hinblick auf Rechnungen schreiben. Ein fortlaufender Fehler beispielsweise kann beim Steuerberater am Jahresende böses Erwachsen bringen – bis hin zu finanziellen Konsequenzen durch das Finanzamt
  • Effizienz: Excel und Word sind gut und schön und hatten als Allzweckwaffe sicher immer eine Daseinsberechtigung in den Betrieben. Aber nicht zu Unrecht weist die Computerwoche auf eine Studie hin: „Weltweit waren deutlich mehr als die Hälfte der Teilnehmer davon überzeugt, durch den Einsatz moderner Technologien bessere Arbeitsergebnisse erzielt zu haben.“ Allzu leicht schleicht sich vielleicht in eine händische angelegte Formel ein Fehler ein, der dann fortlaufend wieder auftritt. Hier ist es besser, auf spezialisierte Lösungen zurückzugreifen
  • Übersicht: Ähnlich wie der letztgenannte Effekt der Effizienz verhält es sich mit der Transparenz. Angebote und Aufträge sollten in einer einzigen Software ihren Platz haben. Hin- und Herklicken in verschiedenen Programmen bringt nichts, ist fehleranfällig und kostet wertvolle Zeit

Können Gründer allerdings die in dieser Checkliste genannten Punkte erfolgreich abhaken, haben sie einen großen Brocken aus dem Weg geräumt und somit Zeit für die Dinge, die einem Firmenchef wirklich Spaß machen: dazu beitragen das Geschäft wachsen und gedeihen zu sehen.

Wie erstelle ich ein Aufmaß in der Handwerkersoftware diabolo?

Immer mehr Kunden erwarten die Erstellung eines Aufmaßes, um bei Rechnungserhalt die abgerechneten Leistungen besser nachvollziehen zu können. Somit ist im Handwerk zunehmend ein Aufmaß die Basis für die Angebotskalkulation. Der erste Arbeitsschritt ist die Anlage eines Leistungsverzeichnisses in einem Vorgang. Daraufhin wird der Vorgang in ein Aufmaß kopiert (Blauer Link: Weitere Schritte/Angebot in ein Aufmaß kopieren). Im Aufmaß werden sofort alle Positionen dargestellt. Hier kann man nun die Räume / Blätter festlegen und bearbeiten, sowie verschiedene Berechnungen durchführen. In unserem Video zum Aufmaß zeigen wir im Detail die verschiedenen Funktionen.
Natürlich funktioniert das Ganze auch umgekehrt, indem man das Aufmaß zuerst erstellt und in einen neuen beliebigen Vorgang (Blauer Link: Weitere Schritte) kopiert. Sobald alle Berechnungen durchgeführt und das Aufmaß korrekt erstellt ist, werden die ermittelten Massen (Blauer Link: Massenübergabe) an einen offenen Vorgang (Auswahl über Dialog) übergeben. Weiterhin bietet diabolo auch die Möglichkeit aus einer großen Formelsammlung diverse Formeln direkt in ein Aufmaß zu übernehmen.
Falls im Nachhinein beispielsweise ein Aufmaß erstellt oder nachbearbeitet wird, ist es mit diabolo möglich die Massen kumuliert zu übergeben.

Akontoanforderungen erstellen, Zahlungen verbuchen und die korrekte Abrechnung der Schlussrechnung

diabolo bietet verschiedene Rechnungsarten, wie auch unter anderem die Akontoanforderung an. Durch diese Rechnungsart erlangen Sie den Vorteil, Zahlungen bereits während des laufenden Projektes zu erhalten, um Liquiditätsengpässe zu vermeiden.

Dem Projektablauf läuft ein Auftrag voran, aus welchem eine Akontoanforderung erstellt wird. In der Akontoanforderung kann dann ein Pauschalbetrag eingetragen werden, welcher beim Kunden angefordert werden soll.

Nachdem die Akontoanforderung verbucht bzw. gedruckt wurde entsteht ein offener Posten. Sobald nun ein Zahlungseingang verzeichnet wurde, kann diesem offenen Posten eine Zahlung, über den in der Rechnung gestellten Betrag, zugewiesen und verbucht werden. Nach der korrekten Verbuchung ist es mit diabolo möglich den Auftrag in eine Schlussrechnung umzuwandeln. In der Schlussrechnung werden nun alle verbuchten Akontozahlungen von der Rechnungssumme abgezogen.

Jetzt muss die Schlussrechnung nur noch verbucht und dem Kunden zugesandt werden. Eine erfolgreiche Auftragsabwicklung ist somit gewährleistet. Die beschriebenen Funktionen können Sie optional zu ihrem bestehenden diabolo erwerbern. Hier ist der kostenfreie Download unserer Handwerkersoftware diabolo in der Grundausstattung möglich.

Stellschrauben einer Angebotskalkulation

Ein starkes Instrument zur Überprüfung der eigenen Kalkulation sind die verschiedenen Einstellungen in der Angebotskalkulation der Handwerkersoftware diabolo. Sie wählen ein Angebot aus und erreichen über „Kalkulation -> Angebote (Angebot auswählen) -> Kalkulationsdetails“ oder die Taste „F7“ die Kalkulationsdetails.

Der Vorteil dieser Ansicht liegt in der Übersichtlichkeit. Sie sehen, ob Ihr Angebot eine Über- oder Unterdeckung anhand des DB I (Deckungsbeitrag I = VK – EK) aufweist. Das Risiko einer Unterdeckung ist schnell gegeben, wenn man sich mit dem Vertragspartner auf einen Pauschalpreis einigt und der verhandelte Verkaufspreis niedriger als die tatsächlichen Kosten ist.
Nun besitzen Sie auch die Möglichkeit den Materialfaktor zu erhöhen, um einen höheren Zuschlag festzulegen und somit wieder einen positiven Deckungsbeitrag zu erzielen. Natürlich ist dies auch über den Zeitfaktor möglich, welcher den Lohn betrifft.

Neben den genannten Möglichkeiten können Sie auch prozentuale Zuschläge erteilen, oder den Deckungsbeitrag direkt verändern. Zugleich lassen sich auch Nachlässe festlegen.

Mit den Kalkulationsdetails in diabolo® haben Sie eine transparente Übersicht zu den einzelnen Werten und zahlreiche Stellschrauben um Ihre Kalkulation zu optimieren.
Kalkulationsdetails